業務フロー図で効率化！プロセスの視覚化と改善方法

業務フロー図は、業務プロセスを視覚的に整理し、無駄の発見や効率化のポイントを明確にするためのツールです。特に、複数の関係者が関わるプロジェクトや、プロセスが複雑な業務では、フロー図を使って流れを可視化することで、誰がどのタイミングでどのような作業を行うべきかが一目でわかるようになります。本記事では、業務フロー図の基本構造や作成手順、効果的な活用法について解説し、プロセス改善のポイントも紹介します。

業務フロー図の基本概念

業務フロー図とは？

業務フロー図とは、業務の流れを図式化し、「誰が」「いつ」「何を」「どのように」を明確に示すツールです。主な目的は、業務の手順や役割を視覚化することで、プロセスの流れを整理し、効率化を図ることにあります。

業務フロー図のメリット

• プロセスの可視化：複雑な業務もシンプルに表現され、関係者全員が理解しやすくなります。
• 業務の標準化：一貫した業務フローを作成することで、誰でも同じ手順で業務を進められるようになります。
• 改善ポイントの特定：ボトルネックや重複作業を明確にし、業務改善につなげられます。

業務フロー図作成の基本ステップ

1. 準備段階

業務フロー図を作成する際は、最初に目的を明確にし、必要な情報を集めることが重要です。

• 目的と論点の明確化：業務フロー図を作成する目的（業務の見える化、標準化、効率化など）を明確にします。
• 関係者の洗い出し：業務に関わる担当者や部署を洗い出し、それぞれの役割を整理します。
• 必要なタスクの特定：業務に含まれるタスクや作業を一覧化し、順番に並べておくと、後のフロー図作成がスムーズになります。

2. 図の構成要素

業務フロー図には、以下のような記号や図形が使用され、業務の流れや意思決定の分岐をわかりやすく表現します。

• 角丸の図形：開始と終了を表します。
• 長方形：一般的な処理や作業を示します。
• ひし形：判断や分岐点を示し、プロセスが複数の道に分かれる場所を表現します。
• 矢印：タスク間の流れやプロセスの順序を示します。

これらの記号を使うことで、業務の流れが視覚的に理解しやすくなります。

効果的な業務フロー図の活用方法

1. プロセスの可視化

業務フロー図を作成することで、業務プロセスを一目で理解できるように整理します。

• スイムレーンによる担当者の明確化：スイムレーンとは、業務フロー図を横または縦に区分し、担当者や部署ごとに区切った表示方法です。これにより、誰がどのタスクを担当しているかが明確になります。
• 時系列での業務の流れの表現：業務の進行に合わせて、タスクを時系列に沿って配置することで、全体の流れがわかりやすくなります。
• 例外パターンの洗い出し：通常フロー以外に、例外的な処理や分岐を記載することで、異常時の対応方法も明確にできます。

2. 改善ポイントの特定

業務フロー図をもとに業務を見直すことで、改善点が明確になります。

• 無駄な工程の発見：業務プロセスを見直し、不要な作業や効率化の余地がある部分を発見します。
• ボトルネックの特定：作業が停滞している箇所や、時間がかかっている工程を特定し、業務の流れがスムーズになるよう改善します。
• 重複作業の洗い出し：同じ作業を複数の場所で行っていないかを確認し、効率的にまとめることで業務負担を減らします。

実践のポイント

1. わかりやすさの重視

業務フロー図は、誰でも理解しやすいことが重要です。複雑になりすぎないように工夫しましょう。

• 使用する図形を4〜5種類に制限：必要以上に多くの図形を使うとフローが複雑になり、理解しにくくなります。基本的な記号に絞って作成しましょう。
• 凡例の明示：図形や記号の意味を理解しやすくするため、凡例を作成しておくと、関係者がすぐに意味を理解できます。
• 事前の記載ルール設定：図形の大きさや配置ルールを統一することで、視覚的に整ったフロー図が完成しやすくなります。

2. 継続的な見直しと更新

業務フロー図は一度作成したら終わりではなく、定期的に見直し、改善を続けることが重要です。

• 新しい発見や改善点の追加：業務に変化があったり、新しい発見があった場合は、業務フロー図に反映させます。
• 状況の変化に応じた更新：業務プロセスが変更された場合や、新しいシステムが導入された際には、フロー図を見直し、最新の状態を保つことが求められます。

業務フロー図の具体的な活用シーン

1. 業務の標準化

業務フロー図は、業務の標準化に役立ちます。業務手順が一貫していない場合でも、フロー図に基づいて作業することで、誰でも同じ手順で業務を進められます。

2. 新人教育・引継ぎ

業務フロー図は、新人のトレーニングや引継ぎにも適しています。業務の全体像が可視化されるため、新人でもスムーズに業務を理解しやすくなります。

3. システム導入時の要件定義

新しいシステムを導入する際に業務フロー図を作成すると、必要な機能や業務要件を明確にできます。既存の業務フローとシステム導入後のフローを比較することで、システム導入の効果が見えやすくなります。

まとめ

業務フロー図は、業務プロセスを視覚的に整理し、業務改善や効率化を図るための強力なツールです。業務の流れを把握するための準備や図形の使い方、改善ポイントの特定などを意識しながら、わかりやすくシンプルなフロー図を作成しましょう。また、定期的に見直しと更新を行うことで、業務フロー図を活用し、より効率的な業務プロセスの実現に役立ててください。

YAMADA AKITOYO

経営企画・テンプレ制作アドバイザー

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僕は、Excelの関数と読書で得た知識を使って、戦略的なテンプレートを制作し、そのプロセスをブログでシェアしています。これにより、ビジネスの効率を大幅に向上させる方法などを提供しています。

僕はこれまで通信業界で約20年キャリアを積み、Excelの技術を向上させるために日検の情報処理技能検定試験（表計算）で初段と1級を同時合格という実績があります。技術者としても無事故でプロジェクトを完工し、大手企業で表彰され、その実績を買われ管理者として年間1440時間の作業時間を節約するツールも開発しました。

さらに、300冊以上のビジネス書を読み、サーバントリーダーシップで問題解決をすべくビジネスパートナーを探しています。将来は、次世代のために新しい雇用を創り、たくさんの人の強みを活かせる社会を目指しています。